Добрый вечер!
Ольга написала
Добрый вечер! Помогите, какие документы должны лежать в личном деле сотрудников?
Ольга, размещаю перечень документов личного дела.
Состав личного дела:
Первоначально в личные дела включаются документы, представляемые при приеме на работу, после них - документы, фиксирующие прием на работу, а затем - документы, возникающие в период деятельности работника в организации. Обычно в процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него по мере поступления в скоросшивателях, т.е. в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними - документы о переводах сотрудника, за ними - документы о приеме на работу и, наконец, документы, которые сотрудник заполняет и передает при его поступлении в организацию: личная карточка формы Т2, автобиография, копии документов об образовании и т.п.
Внутренняя опись чаще всего помещается в начале дела для удобства их ведения.
Но, после увольнения работника обязательно кадровой службой следует расположить документы в личном деле в правильной последовательности. Примерный перечень систематизации документов в личном деле работника выглядит следующим образом:
- личная карточка;
- дополнение к личной карточке;
- автобиография;
- копии документа об образовании;
- резюме, характеристики, рекомендательные письма (при их наличии);
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор (экземпляр работодателя);
- выписка из приказа (копия приказа) о приеме на работу;
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
- документы, связанные с переводом:
- заявление о переводе,
- дополнительное соглашение к трудовому договору,
- копия приказа о переводе,
- копии приказов:
- о поощрениях, награждении, которые заносятся в трудовую книжку;
- совмещение должностей и профессий и т.д.;
- выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и прочие);
- заявление об увольнении либо иное основание для увольнения (его копия);
- копия приказа об увольнении.
В личном деле документы подшиваются в хронологической последовательности.
Личные дела подлежат полному оформлению: подшиваются прочной ниткой на 4 прокола в твердую обложку из картона, листы нумеруются простым графическим карандашом в правом верхнем углу, составляется внутренняя опись документов.
Оформляются обложки дел черными чернилами (указываются название организации, регистрационный индекс дела, выносятся крайние даты приема и увольнения)
Личное дело начинается с внутренней описи документов дела.
Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности, доступ к ним ограниченный.
Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации - постоянно.
Но так как мы не кадровики, то не умеем правильно прошивать дела. У нас в саду я сама оформляю личные дела и веду делопризводство. У нас нет ставки делопроизводителя. Но храню документы личного дела в скоросшивателе без файлов. Проверяла прокуратура. Пока замечаний не делала.
