План закупок – обязательный для заказчика документ (ст. 17 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ). Его надо составить исходя из основных видов деятельности, целей и задач учреждения и учесть в нем требования нормативов, которые регламентирует статья 19 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ. Более того, план закупок должен основываться на лимитах бюджетных средств и объема денежных средств от приносящей доход деятельности.
Если заказчик составит план закупок с нарушениями или утвердит его с опозданием, то контрольный орган может привлечь его должностных лиц к административной ответственности по статье 7.29.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Самое строгое наказание грозит учреждению, если оно не разместит план закупок в единой информационной системе (ЕИС). В таком случае штраф для заказчика составит 500 тыс. руб.
Форму и правила формирования плана закупок утвердило Правительство РФ:
• для федерального уровня – постановлением от 5 июня 2015 г. № 552 (форма);
• для регионального и муниципального уровней – постановлением от 21 ноября 2013 г. № 1043 (форма).
План надо составить на русском языке. Наименования иностранных юридических и физических лиц, а также товарных знаков можно указать с использованием букв латинского алфавита.
Кто составляет
Составить и разместить в ЕИС план закупок должен ответственный за это сотрудник контрактной службы или контрактный управляющий. На это указывает пункт 1 части 4 статьи 38 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.
Когда составлять
Бюджетные учреждения составляют план закупок одновременно с планом финансово-хозяйственной деятельности, а утверждают через 10 рабочих дней после того, как подпишут основной план (п. 2 постановления Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 552).
На какой срок составлять
План закупок составьте на срок действия закона о бюджете соответствующего уровня. Например, если власти субъекта утвердили бюджет на три года, то и план закупок заказчик регионального уровня должен сформировать на этот период (ч. 4 ст. 17 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).
Что включить в план
Включите в план закупок:
• идентификационный код закупки (ст. 23 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
• цель закупки (ст. 13 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
• наименование объекта закупки;
• объем финансового обеспечения для закупки;
• сроки (периодичность) планируемых закупок;
• обоснование закупки (ст. 18 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
• информацию о закупках товаров, которые по причине их технической сложности, инновационного характера способны поставить только поставщики с необходимым уровнем квалификации;
• информацию об обязательном общественном обсуждении закупки (ст. 20 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).
Порядок формирования идентификационного кода закупки утвердил приказ Минэкономразвития России от 29 июня 2015 г. № 422.
Власти субъектов и местные администрации вправе утвердить перечни дополнительной информации, которую надо включить в план закупок. Об этом говорит часть 3 статьи 17 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.
Когда и где размещать
В течение трех рабочих дней после того, как заказчик утвердил документ, он должен разместить план в ЕИС. При этом нужно соблюсти Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 29 октября 2015 г. № 1168. В частности, нужно разместить план закупок в форме машиночитаемого электронного документа. Его должно подписать уполномоченное должностное лицо с помощью электронной подписи.
Образовательная организация может также разместить план закупок на официальном сайте и опубликовать его в любом печатном издании.
Когда и как вносить изменения в план закупок
В план закупок надо внести коррективы, если изменились:
1) цели закупок;
2) требования к товарам, их предельные цены или нормативные затраты, которые определяют по правилам нормирования (ст. 19 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
3) нормативные акты о бюджете на текущий финансовый год и плановый период.
Также необходимость внести изменения может быть связана с тем, что:
1) заказчик должен реализовать решения органов власти, которые они приняли уже после утверждения плана закупок;
2) заказчик должен реализовать решение по итогам обязательного общественного обсуждения закупки (ст. 20 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
3) необходимо использовать экономию от закупки.
Основания для изменения плана закупок регламентируют пункт 11 постановления Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 552 и пункт 8 постановления Правительства РФ от 21 ноября 2013 г. № 1043.
Изменить электронную версию плана необходимо в течение трех рабочих дней с даты внесения в него изменений, поскольку в этот же срок план должен быть размещен в ЕИС.
Изменение документа нужно согласовать с руководителем организации или иным лицом, которое утвердило план. На практике для этого можно использовать заявку или приказ о внесении изменений. Такой документ разрабатывает контрактный управляющий или сотрудник контрактной службы (п. 1 ч. 4 ст. 38 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ). После того как руководитель утвердит коррективы, их можно внести в электронную версию плана в ЕИС.
Когда и как составлять план-график закупок
Учреждение может проводить закупки только в соответствии с планом-графиком. Это основной документ, который отражает потребности заказчика.
Если закупки нет в плане-графике, то ее провести нельзя. Запрет прямо устанавливается в части 1 статьи 21 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.
Внимание: если заказчик не разместит план-график или разместит его с нарушениями законодательства о закупках, то рискует понести административную ответственность
Ответственность устанавливают статья 7.29.3 и часть 3 статьи 7.30 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Нарушение Размер штрафа
Включить в план-график закупки, которые не отвечают целям деятельности или требованиям закона Для должностных лиц – 20–50 тыс. руб.
Не обосновать начальную (максимальную) цену контракта
Не соблюсти порядок или форму:
– обоснования начальной (максимальной) цены контракта;
– обоснования объекта закупки (за исключением описания объекта закупки) Для должностных лиц – 10 тыс. руб.
Нарушить порядок или сроки проведения обязательного общественного обсуждения закупок либо не провести его Для должностных лиц – 30 тыс. руб.
Нарушить сроки утверждения, размещения плана закупок, плана-графика закупок (вносимых в эти планы изменений) в ЕИС
Для должностных лиц – 5–30 тыс. руб.
Не разместить план-график Для учреждения-заказчика – 500 тыс. руб.
Для контрактного управляющего (сотрудника контрактной службы или других должностных лиц) – 50 тыс. руб.
Формы планов-графиков утвердило Правительство РФ:
• для федеральных нужд – постановлением от 5 июня 2015 г. № 553 (форма);
• для нужд субъектов РФ и муниципальных нужд – постановлением от 5 июня 2015 г. № 554 (форма).
Кто составляет
Составить и разместить в ЕИС план-график должен ответственный за это сотрудник контрактной службы или контрактный управляющий. Об этом сказано в пункте 2 части 4 статьи 38 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.
Когда составлять
Утвердить план-график необходимо в течение 10 рабочих дней с того момента, как заказчик получил объем прав в денежном выражении или утвердил план финансово-хозяйственной деятельности.
На какой срок составлять
План-график разрабатывают на один год.
Что включить в план-график
План-график надо составить на основе плана закупок. Однако в отличие от плана закупок в план-график заказчики включают более детальную информацию о контрактах. В документе прописывают наименование и описание объекта закупки, преимущества и ограничения для участников, даты проведения процедуры и другую информацию (ч. 3 ст. 21 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).
Подробнее см. Как заполнить план-график закупок.
Составлять планы-графики нужно исключительно в структурированном виде. Для этого заполните специальную электронную форму в ЕИС. При этом предварительно можно подготовить план-график в бумажном виде, а уже затем перенести его в ЕИС.
Перечень дополнительной информации для плана-графика вправе определить органы государственной власти субъектов РФ и местной администрации. В таком случае учреждение должно учитывать их требования при составлении планов.
Когда и где размещать
Документ надо разместить в ЕИС в течение трех рабочих дней после утверждения (ч. 15 ст. 21 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).
Чтобы разместить план-график, нужно так же, как и в случае с планом закупок, соблюсти Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 29 октября 2015 г. № 1168. Перед тем как заполнить электронную форму документа в ЕИС, составьте его на бумаге и подпишите у руководителя. После этого необходимо заполнить электронные формы интерфейса ЕИС в личном кабинете.
Когда и как вносить изменения в план-график закупок
Заказчик может внести изменения в опубликованный в ЕИС план-график, если:
• изменился объем и (или) стоимость планируемых к приобретению товаров, работ, услуг (если такое изменение выявили при подготовке к закупке и стало ясно, что закупить товары по цене из плана-графика невозможно);
• изменилась планируемая дата начала закупки, сроков и (или) периодичности приобретения товаров, способ закупки, этапы оплаты и (или) размер аванса и срок исполнения контракта;
• заказчик отменил закупку;
• появилась экономия средств на закупки;
• возникли обстоятельства, которые при составлении плана-графика предвидеть было невозможно (например, изменилось количество планируемых к закупке товаров);
• контрольный орган выдал заказчику предписание об устранении нарушения, в том числе об аннулировании закупки.
Как правило, изменения в план-график нужно вносить за 10 календарных дней до дня, когда заказчик:
1) опубликует извещение о закупке в ЕИС;
2) направит приглашение на участие в определении поставщика;
3) заключит контракт (если извещение о закупке или приглашение к участию в определении поставщика не предусмотрено).
Это правило не затрагивает закупки в случаях чрезвычайных ситуаций.
Чтобы скорректировать план-график, на практике нужно создать его новую версию на основе текущей из ЕИС. Обоснование изменений отразите в столбце 30 (форма плана-графика для регионального и местного уровня, утвержденная постановлением Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 554). Для этого нужно указать соответствующий случай, например увеличение начальной (максимальной) цены контракта. Если необходимо, то уточните показатели итоговой информации о годовых объемах закупок.
Перед тем как разместить отредактированную версию плана-графика, распечатайте ее и утвердите у руководителя учреждения. Помимо этого, можете издать приказ или распоряжение о внесении изменений в план-график и утверждении его новой редакции. Однако законодательство не требует такого приказа.
Изменение нужно разместить в ЕИС не позднее трех рабочих дней с даты, когда заказчик внес изменения в план-график (ч. 15 ст. 21 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ). Определить дату, которой вносились изменения, можно по дате, которой утвердили измененный план-график, а дополнительным подтверждением послужит приказ.
Ситуация: два образовательных учреждения объединились. Как быть с планами-графиками закупок
Если произошла реорганизация в форме присоединения, то вновь созданный заказчик самостоятельно формирует свой план-график закупок и вносит в него информацию о закупках.
Это следует из письма Минэкономразвития России от 4 мая 2016 г. № Д28и-1221.
Ведомство отмечает также, что считать объем малых закупок у единственного поставщика надо с момента реорганизации с учетом объема закупок присоединенных к заказчику организаций.
Как обосновывать закупки и учитывать нормативы
Одновременно с планом закупок и планом-графиком заказчик должен составить обоснование закупок. Это нужно сделать, чтобы определить, отвечает ли планируемая закупка целям закупочной деятельности, то есть определить ее соответствие:
• решениям, поручениям госорганов и
• правовым актам муниципальных органов, а также
• Закону от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.
Об этом говорит часть 1 статьи 18 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.
Порядок, по которому надо обосновать закупки и формы документов, утвердило постановление Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 555. Обоснования для двух видов планов разные (см. форму обоснования к плану закупок и форму обоснования к плану-графику закупок).
Внимание: если образовательная организация нарушит установленные правила, то по результатам аудита и контроля в сфере закупок конкретную закупку могут признать необоснованной
В этом случае органы контроля выдают предписание об устранении нарушений и привлекают к административной ответственности должностных лиц заказчика. Штраф составляет от 20 до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 7.29.3 КоАП РФ).
1. Обоснование к плану закупок
Когда заказчик формирует план закупок, он должен обосновать, отвечает ли объект закупки конкретным целям, для достижения которых функционирует и выполняет свои полномочия учреждение. Цель закупки может заключаться и в том, чтобы реализовать мероприятия, которые предусматривают государственные, региональные и муниципальные программы. Такие правила установила статья 13 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.
В плане закупок также нужно учесть правила нормирования: требования к закупаемым товарам и предельные цены на них. Их устанавливают государственные и муниципальные органы для подведомственных им учреждений.
Требования устанавливают в отношении количества и качества товаров, работ и услуг, которые обеспечивали бы государственные и муниципальные нужды, но не приводили бы к закупкам товаров с избыточными потребительскими свойствами и предметов роскоши (ч. 2 ст. 19 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).
Требования к товарам, предельные цены и нормативные затраты утвердившие их органы размещают в ЕИС. См. также Пример правил нормирования для муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения.
В плане закупок надо указать полное наименование, дату принятия и номер правовых актов, которые утвердили требования к товарам и предельные цены на них.
2. Обоснование к плану-графику закупок
В плане-графике обоснуйте:
1) начальную (максимальную) цену контракта (НМЦК) и цену контракта с единственным поставщиком согласно статье 22 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ;
2) способ закупки и дополнительные требования к участникам.
Чтобы обосновать НМЦК, к форме надо приложить справочную информацию и документы либо указать реквизиты документов, на основании которых выполнили расчет. Правильно рассчитать НМЦК помогут Методические рекомендации, которые утвердило Минэкономразвития России приказом от 2 октября 2013 г. № 567.
Минэкономразвития России привело примеры, как обосновать выбор единственного поставщика. Например, если речь идет о контрактах, которые связаны с командировками сотрудников, то в графе «Обоснование способа определения поставщика» укажите информацию об утвержденном плане командировок учреждения. А если заказчик заключает контракт с единственным поставщиком на оказание преподавательских услуг по пункту 33 части 1 статьи 93 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ, то в этой графе надо указать запланированное образовательное мероприятие и объем услуг (письмо Минэкономразвития России от 26 октября 2016 г. № Д28и-2944).