• о работнике;
• работе, которую он выполняет, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также об основаниях прекращения трудового договора;
• награждении за успехи в работе.
Внимание: если работодатель внесет неверную информацию в трудовую книжку, то это повлечет неблагоприятные последствия как для работника, так и для работодателя
Если работодатель внесет неверную информацию в трудовую книжку, то у работника возникнут проблемы:
• с получением льгот и пособий, которые связаны с занятием должности или стажем работы;
• расчетом и выплатой пенсии.
В итоге он вновь обратится к работодателю, чтобы внести в трудовую книжку изменения или исправления.
Более того, за нарушения в заполнении трудовой книжки могут наказать образовательную организацию и ее должностных лиц, поскольку ответственность за организацию работы по ведению трудовых книжек и вкладышей в них возлагают на работодателя (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
В таком случае грозит ответственность вплоть до уголовной.
1. Дисциплинарная ответственность
Она грозит работнику образовательной организации (ст. 192 ТК РФ), если руководитель возложил на него обязанность вести трудовые книжки или вкладыши к ним своим приказом (распоряжением) (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
К дисциплинарной ответственности можно привлечь работника за любое нарушение требований, установленных Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и Трудовым кодексом РФ.
2. Материальная ответственность
Она грозит образовательной организации – работодателю, если:
• он выдал работнику трудовую книжку позже установленного срока, внес в нее неправильную или не соответствующую законодательству формулировку причины увольнения работника и
• такая формулировка объективно препятствует тому, чтобы работник поступил на новую работу и получил в связи с этим заработок.
Это признается лишением работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).
Работодатель возмещает работнику материальный ущерб в размере среднего заработка работника за все время незаконного лишения его возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).
3. Административная ответственность
За нарушение трудового законодательства, в том числе в сфере заполнения трудовых книжек, могут наложить штраф (ст. 5.27 КоАП РФ):
• на должностных лиц – в размере от 1 тыс. до 20 тыс. руб.;
• на образовательную организацию – в размере от 30 тыс. до 70 тыс. руб.
4. Уголовная ответственность
Уголовному наказанию могут подвергнуть должностных лиц образовательной организации, например, в случае, если они (ст. 292 УК РФ):
• внесли в трудовую книжку заведомо ложные сведения или исправления, которые искажают их действительное содержание, и
• сделали это из корыстной или иной личной заинтересованности.
Основные требования к порядку заполнения
Основные требования по ведению трудовых книжек:
1) трудовые книжки ведут на государственном языке России.
Если республика в составе России установила свой государственный язык, то на ее территории его можно использовать наряду с русским языком;
2) даты во всех разделах трудовой книжки указывают арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными);
3) записи делают аккуратно ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
4) записи делают без сокращений;
Ситуация: можно ли делать несущественные сокращения при внесении в трудовую книжку таких записей, как «ч.» вместо «часть», «п.» вместо «пункт», «ст.» вместо «статья», «пр.» вместо «приказ»
Нет, нельзя.
Все записи в трудовой книжке вносят без каких-либо сокращений (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Это правило касается в том числе подпунктов, пунктов, частей и статей Трудового кодекса РФ и других федеральных законов.
5) все записи в пределах соответствующего раздела имеют свой порядковый номер;
6) все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, которое производит работодатель, вносят в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) в точном соответствии с ним.
Внесите их не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения;
7) все записи, в том числе в разделе «Сведения о награждениях (поощрениях)», заверяют:
• подписью руководителя или лица, которое отвечает за ведение трудовых книжек;
• печатью организации;
• подписью самого работника.
Заверяйте все записи сразу при увольнении работника.
При этом с вносимой в трудовую книжку записью нужно ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке. Повторите в ней запись, которую внесли в трудовую книжку (п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Это правило распространяется на записи:
• о выполняемой работе,
• переводе на другую постоянную работу и
• увольнении.
Ситуация: в каком случае оформлять вкладыш в трудовую книжку
Оформляйте вкладыш, если все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
По форме вкладыш повторяет трудовую книжку, но не имеет обложки. Его титульный лист содержит наименование «Вкладыш в трудовую книжку (без трудовой книжки недействителен)». Вкладыш вшивают в трудовую книжку и заполняют в том же порядке, что и трудовую книжку.
Если оформляете вкладыш, то поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите его серию и номер (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Как заполнить титульный лист
Титульный лист заполняйте только тогда, когда оформляете новую трудовую книжку (ее дубликат) или когда этого требует закон. В остальных случаях титульный лист уже должен быть заполнен.
На титульном листе укажите сведения о работнике (п. 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225):
1) фамилию, имя и отчество работника (без сокращений и замены имени и отчества инициалами) – на основании удостоверения личности работника;
2) дату рождения (число, месяц, год) – впишите полностью арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными), например, «05.09.2003»;
3) сведения об образовании – на основании документа об образовании.
Такие сведения указывают в соответствии с требованиями пункта 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
После того как заполните сведения на титульном листе:
• укажите дату заполнения книжки;
• попросите работника поставить свою подпись в строке «Подпись владельца книжки»;
• поставьте подпись заполняющего трудовую книжку в строке, которая предназначена для подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• поставьте оттиск печати образовательной организации в специально обозначенном месте на титульном листе трудовой книжки.
Ситуация: что делать, если работник предоставил трудовую книжку с исправлениями на титульном листе
Порядок действий в таких случаях закон не устанавливает.
Работодатель вправе принять такую трудовую книжку и ничего не исправлять.
В будущем, если у работника возникнут проблемы с оформлением пенсии, он сможет подтвердить принадлежность трудовой книжки через суд.
Как заполнить раздел «Сведения о работе»
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в графе 3 укажите (в виде заголовка) полное наименование образовательной организации. Сокращенное наименование организации используйте только наряду с полным наименованием, если оно закреплено в учредительных документах.
Строку, в которой указываете наименование организации, в графах 1 и 2 не нумеруйте и не датируйте.
Какие записи нужно делать в разделе
В разделе «Сведения о работе» вносите записи:
• о приеме на работу;
• о работе по совместительству (по желанию работника);
• об установлении педагогическому работнику квалификационной категории;
• о переименовании организации;
• об увольнении.
В трудовую книжку также внесите с указанием соответствующих документов записи (п. 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225):
• о времени военной службы, а также о времени службы в органах внутренних дел, МЧС России, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
• о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Ситуация: нужно ли вносить в трудовую книжку работника такие сведения, как вид договора (срочный или бессрочный) и дополнительные условия
Нет, не нужно.
В трудовую книжку вносите только те сведения, которые указаны в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69:
1) наименование организации (в виде заголовка);
2) запись о принятии или назначении в образовательную организацию;
3) наименование должности (работы), специальности, профессии, квалификации;
4) дату и номер приказа (распоряжения) работодателя о принятии на работу.
Ситуация: нужно ли делать запись в трудовых книжках работников в случае реорганизации образовательной организации
Да, сделайте запись, если при реорганизации изменилось наименование организации, о переименовании. Иные сведения в трудовые книжки работников в связи с реорганизацией вносить не нужно.
1. Как оформить запись о приеме на работу
Чтобы оформить запись о приеме на работу (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69):
1) в графе 1 поставьте порядковый номер записи;
2) в графе 2 укажите дату приема на работу;
3) в графу 3 внесите запись о принятии или назначении в образовательную организацию с указанием наименования должности, специальности, профессии и квалификации, структурного подразделения (при наличии);
4) в графу 4 внесите дату и номер приказа (распоряжения) о приеме работника.
Если работника переводят на другую постоянную работу к другому работодателю, то запись дополните словами «в порядке перевода» (п. 6.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Запись о временном переводе на другую работу не вносите.
2. Как оформить запись о работе по совместительству
Записи о работе по совместительству вносят в трудовую книжку по желанию работника по месту основной работы. Внесите их на основании документа, который подтверждает работу по совместительству. При этом учитывайте нормы постановления Минтруда России от 30 июня 2003 г. № 41, которое устанавливает особенности работы по совместительству педагогических работников.
Ситуация: как внести в трудовую книжку запись о совместительстве в одном образовательном учреждении
Внесите сведения о такой работе на основании документа, который ее подтверждает (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Для этого:
1) в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки поставьте порядковый номер записи;
2) в графе 2 укажите дату приема на работу в качестве совместителя;
3) в графе 3 сделайте запись о принятии на работу по совместительству в структурное подразделение образовательной организации (при наличии) с указанием наименования должности, специальности, профессии и квалификации;
4) в графе 4 сделайте ссылку на номер и дату приказа о приеме на работу по совместительству.
В таком же порядке сделайте и запись об увольнении с этой работы.
3. Как оформить запись об установлении педагогическому работнику квалификационной категории
Такую запись делают, если работнику в период работы присваивают новый разряд (класс, категорию и т. п.).
Это устанавливает абзац 5 пункта 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Такая же позиция изложена в ответе на вопрос 50 разъяснений, направленных совместным письмом Минобрнауки России и Профсоюза работников народного образования и науки Российской Федерации от 3 декабря 2014 г. № 08-1933/505.
Например, если учителю математики установлена высшая квалификационная категория, то в трудовой книжке:
1) в графе 1 раздела «Сведения о работе» поставьте порядковый номер записи;
2) в графе 2 укажите дату принятия решения аттестационной комиссии;
3) в графе 3 сделайте запись: «Установлена высшая квалификационная категория по должности "учитель"». При этом указывать преподаваемый предмет не нужно;
4) в графе 4 укажите дату и номер распорядительного акта органа власти, на основании которого внесена запись.
4. Как оформить запись о переименовании организации
Чтобы сделать запись, отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки укажите: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
В графе 4 проставьте основание переименования – приказ (распоряжение) руководителя образовательной организации, его дату и номер (п. 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
5. Как оформить запись об увольнении
Чтобы в трудовой книжке сделать запись об увольнении работника:
1) в графе 1 поставьте порядковый номер записи;
2) в графе 2 укажите дату увольнения – день прекращения трудового договора;
3) в графе 3 сделайте запись об основании и причине прекращения трудового договора. Она должна:
• точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ;
• иметь ссылку на соответствующую статью (пункт, часть статьи).
Также см. Примеры внесения в трудовую книжку записи о досрочном расторжении трудового договора по инициативе работника.
Как вносить сведения в раздел «Сведения о награждении»
Внесите в трудовую книжку сведения о поощрении работника за трудовые заслуги на основании указов и иных решений (п. 24 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225):
• о награждении государственными наградами, в том числе присвоении государственных почетных званий;
• награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, которое произвел работодатель;
• других видах поощрения, которые предусматривает законодательство России, а также коллективные договоры, Правила трудового распорядка, уставы и положения о дисциплине.
В трудовые книжки не вносят записи о премиях, которые предусматривает система оплаты труда или которые выплачивают на регулярной основе (п. 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Ситуация: надо ли вносить в трудовую книжку запись о выплате единовременного пособия молодому специалисту
Нет, не надо.
В трудовую книжку не вносят сведения о выплате единовременного пособия молодому специалисту, как и сведения о других выплатах. Исключение – выплаты (премии) в качестве поощрения за успехи в работе (п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Все записи о награждениях, которые произвел работодатель, внесите в трудовую книжку работника на основании приказа работодателя:
• не позднее недельного срока либо
• в день увольнения – при увольнении.
При этом запись в трудовой книжке оформите в точном соответствии с приказом (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Внесите сведения о награждении в порядке:
1) в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка укажите полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии);
2) ниже в графе 1 поставьте порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
3) в графе 2 укажите дату награждения;
4) в графе 3 запишите, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
5) в графе 4 укажите наименование документа, на основании которого внесли запись, и поставьте его дату и номер.
Как вносить изменения и исправления
Порядок внесения изменений и исправлений зависит от раздела, в который их вносите:
• в титульный лист;
• остальные разделы.
Внесение изменений и исправлений в титульный лист
Закон не устанавливает случаи и порядок внесения исправлений в титульный лист трудовой книжки. Возможно только:
• дополнить сведения (например, об образовании) или
• изменить их по объективным причинам (например, если изменили фамилию).
Если при заполнении титульного листа трудовой книжки допустили ошибку, то уничтожьте испорченный бланк и составьте об этом акт (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Изменения вносят на основании документов и указывают их номер и дату, например, на основании:
• паспорта;
• свидетельства о рождении;
• свидетельства о браке;
• свидетельства о расторжении брака;
• других документов.
Такой порядок предусматривают пункт 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, пункт 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Чтобы изменить прежнюю фамилию (имя, отчество), одной чертой зачеркните ее и впишите новую. При этом зачеркнутая запись должна легко читаться.
Чтобы изменить (дополнить) записи о полученных новых образовании, профессии, специальности, зачеркивать ничего не нужно. Просто дополните имеющиеся записи (п. 2.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Ссылки на документы, на основе которых вносите изменения, сделайте на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверьте подписью руководителя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.
Внесение изменений и исправлений в остальные разделы
В трудовой книжке можно изменять (исправлять) сведения:
• о работе;
• награждении;
• увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу – если увольнение или перевод суд признал незаконным.
Такие сведения не зачеркивайте (п. 30 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Чтобы их исправить:
1) сделайте запись о том, что указанные сведения недействительны;
2) внесите правильные сведения;
3) укажите документ, на основании которого исправили записи.
Проверьте, чтобы исправленные сведения полностью соответствовали документу, на основании которого внесли исправления. Если такой документ утрачен, то исправьте сведения о работе на основании других документов, которые подтверждают выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Если вносите запись о восстановлении на работе, то укажите: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При этом в графе 4 сделайте ссылку на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе (п. 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением от 10 октября 2003 г. № 69).
Также см. Примеры внесения в трудовую книжку записи о восстановлении работника на работе.
Если образовательная организация, которая внесла неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производит ее правопреемник (п. 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Пример исправления ошибки, допущенной в наименовании организации